Zorg dat je een vakantieadministratie bijhoudt
Als ondernemer ben je verplicht om een goede administratie bij te houden van het aantal vakantiedagen dat een werknemer opbouwt en het aantal vakantiedagen dat wordt opgenomen. Vaak wordt deze taak neergelegd bij de HR-professionals. Klopt jouw administratie niet en krijg je hierover discussie met een werknemer? Dan is de kans groot dat de werknemer in het gelijk wordt gesteld. Dat kan ertoe leiden dat je soms met terugwerkende kracht een fors aantal vakantiedagen alsnog aan en werknemer moet toekennen. Dat is natuurlijk niet wenselijk. Zorg dus voor een systeem waar je dit goed in vastlegt.
💡NexxtTip: Als een werknemer vakantie aanvraagt, moet je daar binnen twee weken op reageren. Als je de aanvraag afwijst, moet je ook schriftelijk uitleggen waarom je dat doet. Wijs je de vakantieaanvraag niet op tijd gemotiveerd schriftelijk af? Dan wordt de vakantie vastgesteld op basis van de wensen van de werknemer.
Er is meer nodig dan een goede administratie!
Het juist bijhouden van de vakantiedagen is vaak al een opgave. Sinds eind 2023 moet je echter meer doen als werkgever. Je moet namelijk zorgen dat werknemers ook daadwerkelijk ‘in staat worden gesteld’ vakantiedagen op te nemen. Je moet:
- de werknemer er actief op wijzen dat vakantiedagen gaan vervallen;
- samen met de werknemer afspreken wanneer deze vakantiedagen kan opnemen.
Doe je dat niet? Dan vervallen de vakantiedagen niet en kan de werknemer dus met terugwerkende kracht vakantiedagen claimen. Het is ook belangrijk gesprekken hierover schriftelijk vast te leggen om te bewijzen dat je hierover hebt gesproken.
💡NexxtTip: Je kunt voorkomen dat werknemers een stuwmeer aan vakantiedagen opbouwt. Dat kun je bijvoorbeeld doen door het vakantiesaldo jaarlijks met de werknemer te bespreken én dan ook de afspraken over vakantiedagen te maken. Dit kan bijvoorbeeld ook mee genomen worden tijdens het jaarlijkse beoordelingsgesprek.