Wettelijke gronden voor ontslag
Als werkgever mag je een werknemer niet zomaar ontslaan. De wet bepaalt namelijk in welke gevallen ontslag is toegestaan. Voorbeelden van geldige ontslaggronden zijn:
- disfunctioneren
- langdurige arbeidsongeschiktheid
- verstoorde arbeidsrelatie
- bedrijfseconomische redenen
- ernstig verwijtbaar handelen
Het is niet mogelijk om een werknemer om een andere reden te ontslaan. Probeer je dat toch dan kan dat forse (financiële) consequenties hebben.
De reden van het ontslag bepaalt welke ontslagroute je moet volgen. Soms moet je naar het UWV en soms naar de kantonrechter. Daarnaast probeer je natuurlijk vaak in onderling overleg tot een oplossing te komen met de werknemer. Als dat lukt kunnen de afspraken in een beëindigingsovereenkomst (vaststellingsovereenkomst) worden vastgelegd. Je moet daarbij rekening houden met de opzegtermijn, de transitievergoeding en eventuele afspraken in de cao of arbeidsovereenkomst.
👉Meer weten over de regels bij ontslag? Lees ook onze artikelen over ontslaggronden, ontslag via het UWV of via de kantonrechter.
Stappenplan bij beëindiging arbeidsovereenkomst
Stap 1: Bepaal de reden van het ontslag
Breng in kaart waarom je de arbeidsovereenkomst wil beëindigen. Dat doe je door de relevante feiten te verzamelen, te noteren en te bepalen onder welke wettelijke ontslaggrond de situatie valt. Dit vormt de basis voor het verdere traject. Het is daarom belangrijk een juiste keuze te maken.
Stap 2: Win tijdig juridisch advies in
Om zeker te weten dat je de juiste ontslaggrond hebt bepaald, is het belangrijk juridisch advies in te winnen. Als je dat bij ons doet, zal Nexxtgen Legal je dan uitleggen:
- wat de beste ontslaggrond is
- of je de werknemer al kan ontslaan
- wat er eventueel nog nodig is om de werknemer te kunnen ontslaan
- welke andere oplossingen er zijn en welke risico’s daarbij spelen
- wat de beste strategie is om het ontslag zo soepel mogelijk te laten verlopen
- met welke kosten je rekening moet houden om een ontslag te kunnen realiseren
- hoe je de gesprekken met de werknemer het beste kunt voeren
Door dit overleg ben jij goed voorbereid en wordt de kans op juridische problemen en onnodige kosten zo klein mogelijk gemaakt.
Stap 3: Bouw een goed dossier op
In veel gevallen is een goed opgebouwd dossier noodzakelijk om een ontslag te kunnen realiseren. Dat geldt al helemaal als de werknemer disfunctioneert of als er een verstoorde arbeidsrelatie is. Dossieropbouw is in de praktijk vaak lastig. Je wil een werknemer gemotiveerd houden, je wil ziekte voorkomen, maar het is ook nodig om de werknemer goed uit te leggen wat er mis gaat. Het is daarom belangrijk zulke gesprekken goed voor te bereiden en soms bijvoorbeeld de bedrijfsarts al vast te informeren. Leg de gesprekken die je met de werknemer hebt gevoerd vast. Daarnaast kun je alvast relevante informatie verzamelen, zoals uit e-mails, brieven, beoordelingsverslagen of andere informatie in het (personeels)dossier. Daarnaast kan het soms ook handig zijn verklaringen van collega’s of leidinggevenden te verzamelen. Kijk ook nog eens in jouw eigen mailbox of de Whatsappgeschiedenis wat je met de werknemer hebt besproken. Als daar nog relevante berichten in staan, is het belangrijk die ook te bewaren in het dossier.
Stap 4: Voer het ontslaggesprek met de werknemer
Nadat de voorbereiding is afgerond, plan je een gesprek met de werknemer. In dat gesprek leg je rustig en duidelijke uit waarom je het dienstverband wil beëindigen. Geef de werknemer in dat gesprek ruimte om vragen te stellen, maar ook om zijn of haar kant van het verhaal te vertellen. Een goede voorbereiding op dit gesprek is essentieel. Je moet in staat zijn om de vragen van de werknemer te beantwoorden en je moet ook weten welke verschillende kanten het gesprek op kunt. Vandaar dat het belangrijk is om dit voorafgaand samen met een jurist voor te bereiden. Dat helpt om het gesprek goed te laten verlopen.
Stap 5: Start onderhandelingen of een formele procedure
Een ontslaggesprek is vaak een slecht nieuwsgesprek. Regelmatig zullen werknemers dus niet alles mee krijgen over de reden waarom je ontslag van hun wil nemen. Vandaar dat het belangrijk is om na het gesprek een brief of e-mail te sturen aan de werknemer waarin je nog een keer kort uitlegt waarom je afscheid wil nemen van de werknemer. Vaak stuur je met de brief ook direct een beëindigingsvoorstel mee. Als het niet lukt om samen met de werknemer afspraken te maken over het einde van de arbeidsovereenkomst, dan zul je naar het UWV of de rechter moeten om de arbeidsovereenkomst te beëindigen. Een procedure bij het UWV en de rechter is formeel en daar gelden allerlei formele vereisten voor. In dat geval is het dus verstandig om juridisch advies in te winnen. Nexxtgen Legal kan jou daar natuurlijk bij helpen.
Kosten van een ontslag
Als een werknemer wordt ontslagen, zijn daar bijna altijd kosten aan verbonden. Denk bijvoorbeeld aan de:
- transitievergoeding
- opzegtermijn
- eventuele extra afspraken in een beëindigingsovereenkomst (vaststellingsovereenkomst)
- kosten voor juridische ondersteuning
👉 Lees in dit artikel meer over de kosten van ontslag
Veelgemaakte fouten bij ontslag – en hoe je die voorkom
Op het moment dat je besluit dat je afscheid wil nemen van een werknemer, kan er van alles misgaan. Die fouten kunnen grote gevolgen hebben. Bijvoorbeeld vanwege hoge kosten, maar ook vanwege onrust binnen je organisatie en de negatieve energie die dat weer tot gevolg heeft. Veel gemaakte fouten zijn:
- te laat starten met het opbouwen van een dossier
- afspraken en gesprekken niet schriftelijk of onvoldoende vastleggen
- onvoorbereid de (ontslag)gesprekken met de werknemer voeren
- cao-afspraken vergeten na te leven
- eenzijdige de arbeidsovereenkomst opzeggen zonder de procedure bij het UWV of de rechter te hebben doorlopen
- geen juridisch advies inwinnen of te laat schakelen met een jurist
- niet beseffen dat een werknemer (stilletjes) gesprekken kan opnemen
Door het stappenplan beëindiging arbeidsovereenkomst te volgen en tijdig advies in te winnen, voorkom je deze veelvoorkomende valkuilen.
Hulp bij ontslag nodig?
Het beëindigen van een arbeidsovereenkomst vraagt om zorgvuldigheid, kennis van de regels en een goede voorbereiding. Dit ‘Stappenplan beëindiging arbeidsovereenkomst’ zal je daar bij helpen. Heb je twijfels over de juiste aanpak, wil je een beëindigingsovereenkomst opstellen of heb je een vraag over de transitievergoeding? Wij denken graag met je mee.