Een werknemer meldt zich ziek – wat moet ik als werkgever doen?
Een werknemer is ziek – wat moet je doen als werkgever? Veel ondernemers en HR-managers vragen zich dit af zodra de ziekmelding van een werknemer binnenkomt. Een ziekmelding komt nooit gelegen. Toch is het belangrijk dat je als werkgever vanaf dag één de juiste stappen zet. Je hebt namelijk niet alleen een zorgplicht, maar ook wettelijke verplichtingen rondom verzuim en re-integratie. In dit artikel lees je precies wat je moet doen als je werknemer ziek is, van de eerste dag tot aan week 104. Zo voorkom je fouten én loonsancties.
1. Wat moet je doen als een werknemer zich ziek meldt?
De eerste dag dat een werknemer zich ziek meldt, is ook het officiële startpunt van het verzuimtraject.
- Ziekmelding vastleggen: Meld de werknemer binnen één week bij je arbodienst of bedrijfsarts.
- Blijf in contact: Toon betrokkenheid. Vraag hoe het gaat en bespreek of (aangepast) werk mogelijk is.
💡NexxtTip: sommige informatie moet een werknemer geven en sommige informatie mag jij als werkgever niet vragen. Zie in de FAQ hieronder wat wel en niet kan.
2. Stappenplan voor de werkgever als een werknemer zich ziekmeldt (week 6 t/m 104)
Week 6: probleemanalyse door de bedrijfsarts
De bedrijfsarts stelt een probleemanalyse op. Hierin staat wat de werknemer nog wél kan en welke beperkingen er zijn.
Week 8: samen een plan van aanpak maken
Uiterlijk binnen twee weken na de probleemanalyse stel je samen met de werknemer een plan van aanpak op.
Elke 6–8 weken: evalueren en bijstellen
Evalueer regelmatig of het plan werkt en leg alles vast. Als dat nodig is, moet het plan van aanpak steeds weer worden bijgesteld. Zo bouw je een solide dossier.
Week 42: ziekmelding bij het UWV
Als je werknemer na 42 weken nog steeds ziek is, moet je dit melden bij het UWV. Dit kan via het werkgeversportaal.
Week 52: eerstejaarsevaluatie
Stel samen een eerstejaarsevaluatie op van het traject. Dit is verplicht voor het UWV. Hierin beoordeel je onder andere of spoor 1 nog een optie is en of spoor 2 moet worden gestart. Start spoor 2 alleen als de bedrijfsarts oordeelt dat terugkeer binnen 3 maanden niet mogelijk is.
Week 88–93: voorbereiding WIA-aanvraag
Je werknemer dient uiterlijk in week 93 een WIA-aanvraag in. Jij levert een compleet dossier aan.
Week 104: einde wachttijd en beoordeling
Na 104 weken eindigt de loondoorbetalingsplicht en het opzegverbod, tenzij je een loonsanctie krijgt. Als je de arbeidsovereenkomst mag beëindigen, krijg je op dit moment ook nog de transitievergoeding vergoed.
Lees in dit artikel hoe je een arbeidsovereenkomst met een zieke werknemer kunt beëindigen.
3. Wat als je werknemer niet meewerkt aan re-integratie?
Niet elke werknemer werkt goed mee. Je mag in sommige situaties het loon opschorten of zelfs helemaal stopzetten. De wet geeft aan welke sanctie je op welk moment moet opleggen. Het opleggen van een sanctie kan zeer ingrijpend zijn. Het is daarom belangrijk dit altijd eerst af te stemmen met jouw juridisch adviseur.
💡NexxtTip: Zorg dat je ook daadwerkelijk sancties oplegt als een werknemer niet meewerkt. Doe je dat niet, dan loop je het risico dat het UWV jouw loondoorbetalingsverplichting verlengt.
In dit artikel lees je meer over de loonsanctie en wat je kunt doen om dat te voorkomen
Tot slot: je hoeft het niet alleen te doen
Een ziekmelding kan het begin zijn van een lang proces. Onze arbeidsrechtspecialisten helpen je stap voor stap.
Veelgestelde vragen (FAQ)
Wat mag ik als werkgever vragen bij een ziekmelding?
Je mag vragen hoe het gaat, wat nog mogelijk is, hoe lang het verzuim duurt, of werk moet worden overgedragen, en waar iemand verblijft. Je mag de werknemer niet vragen om het medische dossier af te staan. Je mag op zich wel vragen of de werknemer meer wil vertellen over de medische situatie, maar een werknemer is niet verplicht om te antwoorden. Ook mag je geen medische informatie verwerken.
Wat is de werknemer verplicht te melden?
- de werknemer moet altijd melden waar hij of zij verblijft tijdens de arbeidsongeschiktheid;
- de werknemer moet altijd melden hoe hij of zij kan worden bereikt;
- de werknemer moet aangeven hoe lang hij of zij ongeveer afwezig denkt te zijn;
- als het mogelijk is om werk te verrichten met aanpassingen, moet dit worden gemeld;
- de werknemer moet ook aangeven welke werkzaamheden er openstaan voor overdracht.
Wat zijn veelgemaakte fouten in het re-integratieproces?
- te laat juridisch advies inwinnen;
- geen plan van aanpak opstellen of evalueren;
- geen sancties opleggen bij weigering;
- onvoldoende zoeken naar passende arbeid;
- geen overleg tussen werkgever en werknemer;
- dossier niet goed vastleggen;
- bedrijfsarts onvoldoende op de hoogte houden;
- geen volledig re-integratiedossier;
- een rommelig re-integratiedossier aangeleverd bij het UWV;
- de verkeerde sanctie opleggen.