Mijn werknemer is ziek. Wat moet jij als werkgever doen?
Als een werknemer zich ziekmeldt, is het belangrijk te weten wat je moet doen als werkgever. Veel ondernemers en HR-professionals weten niet altijd wat ze moeten doen zodra de ziekmelding van een werknemer binnenkomt. Een ziekmelding komt bovendien nooit gelegen, maar toch is het belangrijk dat je als werkgever vanaf dag één de juiste stappen zet. Je hebt namelijk niet alleen een zorgplicht, maar ook wettelijke verplichtingen rondom verzuim en re-integratie. In dit artikel lees je precies wat je moet doen als je werknemer ziek is, van de eerste dag tot aan week 104. Zo voorkom je fouten én loonsancties.
Stappenplan voor de werkgever als een werknemer zich ziekmeldt (week 1 t/m 104)
Week 1: Leg de ziekmelding vast
De eerste dag dat een werknemer zich ziek meldt, is ook het officiële startpunt van het verzuimtraject. Er zijn een paar belangrijke verplichtingen vanaf deze eerste dag:
- Leg de ziekmelding vast
- Meld binnen één week bij de arbodienst of de bedrijfsarts dat de werknemer ziek is
- Blijf in contact. Om langdurig uitval te voorkomen, is het vaak belangrijk in de eerste periode veel betrokkenheid te laten zien. Vraag hoe het gaat met de werknemer en blijf met elkaar in contact
💡NexxtTip: sommige informatie moet een werknemer geven en sommige informatie mag jij als werkgever niet vragen. Zie in de FAQ hieronder wat wel en niet kan.
Week 6: Laat de bedrijfsarts een probleemanalyse opstellen
Uiterlijk in de 6e week dat een werknemer ziek is, moet een bedrijfsarts een probleemanalyse opstellen. Hierin stelt de bedrijfsarts vast wat de werknemer nog wél kan en welke beperkingen er zijn.
💡NexxtTip: Vooral als een ziekmelding te maken heeft met het werk of een conflictsituatie is het belangrijk de bedrijfsarts te informeren over de situatie. Zorg dat je dit doet, voordat de werknemer naar de bedrijfsarts gaat. De bedrijfsarts zal dan niet alleen het verhaal van de werknemer horen, maar ook jouw kant van het verhaal. Vraag de bedrijfsarts ook specifiek te kijken naar urenbelasting en de mogelijkheden die de werknemer ondanks zijn ziekte nog wel heeft (bijvoorbeeld een kop koffie). Hoe langer een werknemer namelijk afwezig is, hoe groter de kans is op langdurige uitval.
Week 8: Stel samen met de werknemer een plan van aanpak op
Uiterlijk binnen twee weken na de probleemanalyse stel je samen met de werknemer een plan van aanpak op. Dat moet dus ook als de werknemer geen benutbare mogelijkheden heeft. Het UWV heeft specifieke formulieren die je kunnen helpen bij het opstellen van een plan van aanpak.
Iedere 6 – 8 weken: Evalueer het plan van aanpak
Evalueer regelmatig of het plan van aanpak werkt. Hoe gaat de re-integratie? Waar loop jij tegen aan, waar loopt de werknemer tegen aan? Het is heel belangrijk dat je dit steeds kort vastlegt. Dat kan ook per mail. Als er nieuwe omstandigheden zijn, zul je het plan van aanpak moeten bijstellen. Dat geeft een goed dossier.
Week 42: Ziekmelding bij het UWV melden
Als jouw werknemer na 42 weken nog steeds ziek is, moet je dit melden bij het UWV. Dit kan via het werkgeversportaal. Dit doe je met een standaardformulier van het UWV.
Week 52: Eerstejaarsevaluatie
Na het eerste ziektejaar moet je samen met de werknemer de eerstejaarsevaluatie opstellen. Dit is verplicht vanuit het UWV. In de eerstejaarsevaluatie beoordeel je onder andere of spoor 1 nog een optie is en of spoor 2 moet worden gestart. Je bent verplicht spoor 2 te starten als de bedrijfsarts verwacht dat de werknemer binnen drie maanden niet volledig hersteld zal zijn.
Week 88 – 93: Werknemer moet WIA-aanvraag doen
De werknemer moet uiterlijk in week 93 een WIA-aanvraag indienen. Om dat te kunnen doen, zul jij het re-integratieverslag moeten aanleveren, met daarin een verplicht aantal documenten. Zorg dat je goed in de gaten houdt of de werknemer de WIA-uitkering op tijd heeft aangevraagd. Doet de werknemer dat niet, dan moet je het loon stopzetten.
Week 104: Einde loondoorbetalingsplicht
Als je geen loonsanctie van het UWV hebt gekregen, dan eindigt na 104 weken jouw verplichting om het loon door te betalen. Ook eindigt dan het opzegverbod. De arbeidsovereenkomst eindigt niet automatisch. Als je de arbeidsovereenkomst dus wil beëindigen, zul je daarover afspraken met de werknemer moeten maken. Als de arbeidsovereenkomst vanwege langdurige ziekte wordt beëindigd, kun je op dit moment nog de transitievergoeding vergoed krijgen vanuit het UWV.
Lees in dit artikel hoe je een arbeidsovereenkomst met een zieke werknemer kunt beëindigen.
Wat als de werknemer niet meewerkt aan de re-integratie?
Niet elke werknemer werkt goed mee aan de re-integratie. Als een werknemer niet meewerkt, mag je in sommige situaties het loon opschorten of zelfs helemaal stopzetten. De wet geeft aan welke sanctie je op welk moment moet opleggen. Daarnaast kun je de werknemer natuurlijk een waarschuwing geven. Als de werknemer daarna nog steeds niet meewerkt, kan het op een moment zelfs een grond zijn voor ontslag. Het opleggen van een sanctie kan zeer ingrijpend zijn. Het is daarom belangrijk dit altijd eerst af te stemmen met Nexxtgen Legal.
💡NexxtTip: Zorg dat je ook daadwerkelijk sancties oplegt als een werknemer niet meewerkt. Doe je dat niet, dan loop je het risico dat het UWV jouw loondoorbetalingsverplichting verlengt.
In dit artikel lees je meer over de loonsanctie en wat je kunt doen om dat te voorkomen
Je hoeft het niet alleen te doen
Een ziekmelding kan het begin zijn van een lang proces. Nexxtgen Legal kan je hier stap voor stap in begeleiden. .
Maak hier een afspraak en ontdek hoe Nexxtgen Legal jou kan helpen →
Veelgestelde vragen (FAQ)
Wat mag ik als werkgever vragen bij een ziekmelding?
Je mag vragen hoe het gaat, wat de werknemer nog wel denkt te kunnen, hoe lang de werknemer verwacht ziek te zijn en of er werk moet worden overgedragen. Ook mag je vragen waar iemand verblijft. Je mag de werknemer niet vragen om het medische dossier af te staan. Weet ook dat je wel mag vragen of de werknemer meer wil vertellen over de medische situatie, maar een werknemer is niet verplicht om te antwoorden. Ook mag je geen medische informatie verwerken.
Wat is de werknemer verplicht te melden?
- de werknemer moet altijd melden waar hij of zij verblijft tijdens de arbeidsongeschiktheid
- de werknemer moet altijd melden hoe hij of zij kan worden bereikt
- de werknemer moet aangeven hoe lang hij of zij ongeveer afwezig denkt te zijn
- als het mogelijk is om werk te verrichten met aanpassingen, moet dit worden gemeld
- de werknemer moet ook aangeven welke werkzaamheden er openstaan voor overdracht
Wat zijn veelgemaakte fouten in het re-integratieproces?
- te laat juridisch advies inwinnen
- geen plan van aanpak opstellen of evalueren
- geen sancties opleggen bij weigering
- onvoldoende zoeken naar passende arbeid
- geen overleg tussen werkgever en werknemer
- dossier niet goed vastleggen
- bedrijfsarts onvoldoende op de hoogte houden
- geen volledig re-integratiedossier
- een rommelig re-integratiedossier aangeleverd bij het UWV
- de verkeerde sanctie opleggen